Le classement et l’archivage sont des procédures longues, déplaisantes et potentiellement salissantes. Ils recèlent des risques financiers considérables en cas de perte de documents.
L’informatique est potentiellement capable de stocker d’une manière fiable et rapidement accessible un fac-similé de tout document papier.
Il est donc naturel que depuis longtemps, l'on rêve du bureau sans papier.
Mais l’informatique en est toujours à ses balbutiements. La technologie disponible hier, ne satisfaisait ni aux critères économiques, ni aux attentes de l’utilisateur. Les systèmes étaient trop chers, trop lents et trop complexes d’utilisation.
Pourtant, des systèmes opérationnels ont vu le jour au début des années 80 et S.F.C.E. en a implanté depuis 1984 au sein de grandes administrations ou organisations : Assemblée Nationale, Shell, SNECMA ou Schlumberger, par exemple.
Malgré les progrès foudroyants de l’informatique, le support de stockage était restreint au disque optique, les systèmes étaient dédiés et propriétaires, donc chers et accessibles seulement à des organisations possédant à la fois des besoins très spécifiques et une trésorerie pléthorique.
La complexité de ces systèmes les réservait à l’usage des services informatiques ou de documentalistes spécialement formés.
Depuis, différents facteurs ont complètement changé les données du problème et aujourd’hui le classement informatique peut être performant, bon marché, rapide, très fiable et convivial.
Ces facteurs du changement sont :
 | La loi de Moore, |
| L’évolution des prix des scanners et imprimantes, |
| Windows, |
| Les réseaux, |
| Les sauvegardes. |
NB : Les chiffres cités sont basés sur
ceux disponible en 1997, à la dernière mise à jour de cet article.
Leur évolution rapide et prévisible, permettra au lecteur de les
mettre à jour mentalement au moment de la lecture.
Formulée pour la première fois en 1965 par Gordon Moore, co-fondateur d’Intel, cette affirmation n’a jamais été démentie depuis et a acquis force de loi de par sa vérification par les faits.
Elle prédit le doublement de capacité exprimée en nombre de transistors pour une surface donnée, donc au même coût, sur une durée de 18 mois environ.
Elle a été formulée pour les processeurs et les mémoires, mais elle s’est vérifiée avec des délais quelquefois variables pour tout ce qui touche à l’informatique (et toute autre technologie ou champs de connaissance).
Ainsi, si début 1960, un ordinateur de capacité standard coûtait 10.000.000 de Frs, un autre de même capacité aurait coûté 10 fois moins en 1967, 100 fois moins en 1973, et moins de 100 Frs en 1993...
Bien sûr, en même temps que la baisse de prix, il y eut augmentation des capacités. Pour un prix de 10.000 Frs aujourd’hui (1997), on achète ce qui aurait coûté 18 milliards des nouveaux Francs de l’époque, si cela avait existé, ce qui ne fût pas le cas.
L'on se réfère à cette loi, lorsque l’on considère les besoins en capacité de stockage et leur évolution.
Le lecteur de disque optique de 1.2 GO de 1984 valait 200.000 Frs et son média 5000 Frs par cartouche.
Les lecteurs à disques amovibles de 2.2 GO de 1998 coûtent moins de 2000 Frs et leur cartouche moins de 200 Frs.
Ce jeu du doublement qu’implique la loi de MOORE bouleverse la conception des systèmes de classement.
Alors que l’on a longtemps recherché la pérennité des médias sur lesquels étaient stockées les informations (un disque optique peut contenir des informations pendant plus de 30 ans sans altération), on sait aujourd’hui que le matériel capable de lire ce média ne sera ni fabriqué, ni maintenu au delà d’une période de 5 ans, parce que le coût de sa maintenance annuelle dépasserait plusieurs fois le coût de son remplacement par une technologie plus moderne.
La pérennité des informations est donc garantie par la compatibilité des systèmes d’exploitation, qui doivent être capables de transférer l’information de l’ancien au nouveau média sans perte et sans perturbation.
La baisse des prix a été aussi spectaculaire que pour les processeurs ou des disques. En même temps, les progrès de la qualité d’impression, ont rendu accessible une reproduction qui se rapproche de l’imprimerie.
Un scanner se paye moins de 500 Frs fin 1997 et une imprimante couleur moins de 1.000 Frs.
Chaque poste de travail peut désormais être équipé des périphériques indispensables à la fois à l’introduction des documents dans l’ordinateur (le scanner) et ceux qui permettent de les reproduire sur papier lorsque l’on en a besoin (les imprimantes).
Avec près de 250 millions d’utilisateurs à fin 1997, ce système convivial occupe près de 90% du marché mondial et impose une standardisation de fait qui pérennise l’investissement. Il assure ainsi que tous les médias mis sur le marché le sont avec des interfaces compatibles avec ce standard, et que tous les programmes actuels ou à venir auront une obligation de compatibilité.
Cette situation unique depuis le début de l’informatique permet de concevoir des systèmes indépendants du fournisseur de matériel et même de celui du logiciel.
Les réseaux aussi continuent leur évolution.
Les gains sont réalisés en vitesse, sécurité, et convivialité, de même qu’en standardisation, le tout accompagné par la baisse de prix habituelle.
Ceci permet le classement en réseau, qui abolit la distance.
Une grande partie de la circulation des documents dans l’entreprise peut se faire électroniquement sans impression ou copie, sans papier.
L’économie de temps, de papier, de déplacement et la sécurité les documents qui en résulte, seront sans doute parmi les facteurs déterminants du succès futur de la GEIDE, lorsque les obstacles dus à l’inertie des comportements seront surmontés.
La sécurité des documents est à juste titre l’une des préoccupations principales des entreprises.
Le fait est que les documents papiers sont très vulnérables en cas d’emprunt, de vandalisme ou de catastrophe naturelle.Les documents informatiques peuvent être sauvegardés sur différents médias et ainsi stockés à de multiples endroits pour un coût minime et avec une facilité déconcertante. Ainsi sauvegardés, ils ne pourront être détruits ou endommagés durablement.
L'évolution des prix des sauvegardes, leurs progrès en vitesse, convivialité des programmes et augmentation des capacités sont similaires aux autres composants informatiques.
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