Chacun classe.
Dès qu’on met un objet à un endroit particulier, on fait un acte de classement. Son but est de retrouver plus tard ce qui a été classé.
Les principales pour classer des documents sont :
 | Les obligations légales, |
| Les contraintes d’exploitation, |
| L’intérêt historique. |
La loi prévoit l'obligation de garder certains documents.
De plus, les entreprises gardent du papier dans le souci d’un éventuel futur
besoin d’information.
Ces documents sont souvent archivés dans des endroits éloignés des zones de travail. L'éloignement est cause de perte de temps et de fatigue inutile. La poussière, fréquente dans les endroits de stockage des archives, provoque la salissure. Le reclassement imprécis est cause de pertes de documents.
WorkLift change tout cela :
L'accès aux documents est immédiat, sans déplacement ni poussière.
Même lorsque l'obligation de conservation de l'original existe, il est très rare d’avoir à le fournir, en général une copie suffit (sauf quand la authenticité du document produit est contestée, dans un cas exceptionnel).
Parce qu'il désigne avec précision et automatiquement l'emplacement où est stocké l'original, WorkLift permet de ranger celui-ci facilement, rapidement sans effort et sans erreur..
Ainsi WorkLift
change souvent la mission confiée au papier.
Il sert à la transmission
de l'information, plutôt qu'à son stockage.
Avec 3 documents, on n’a aucun problème pour les classer. Avec 30, c’est toujours maîtrisable. Mais lorsqu'il y en a 3.000, 30.000 ou 3.000.000, le classement devient une nécessité évidente et vitale.
L’acte de classement aura donc pour objectif de permettre l’accès, lors de la recherche, à un petit nombre de documents parmi une multitude, mais qui contient précisément celui que l’on recherche.
Pour ce faire, la première action de rangement est de rassembler en un seul endroit tout ce qui appartient à une même catégorie. Si le nombre est trop important, on procède à un nouveau classement par sous-catégories, jusqu’au moment où on en arrive à une quantité maîtrisable.
Généralement, pour les documents, les sous-catégories s’obtiennent par une séparation :
| par fonction, |
| par géographie, |
| par alphabet, |
| par chronologie. |
C’est ainsi que le classement traditionnel des documents se fait dans les entreprises, par exemple par service, à l’intérieur de ces services par géographie, à l’intérieur d’une zone géographique par alphabet et à l’intérieur de l’alphabet par chronologie.
Pourtant, pour faciliter les recherches et puisque les documents intéressent souvent plusieurs services, on est fréquemment amené à classer différentes copies à différents endroits, dans différents dossiers. Par exemple, telle lettre d’un client traitant d’un litige technique intéressera aussi bien le service comptabilité que le service technique et le service commercial.
La nécessité d’enlever l’original pour consultation, entraîne le risque de perte d’information qui est toujours présent dans les classements papier. Il est dû au non-retour ou au mauvais reclassement des documents. Pour le limiter, on procède souvent à un double classement des documents en ajoutant un classement purement chronologique.
Des classements dupliqués sont aussi souvent effectués dans les entreprises parce que tel ou tel service n’a pas tout le contrôle nécessaire sur la pérennité de l’information qu’il juge lui appartenir, mais qui est classé à l'origine dans un autre service. Cette duplication du travail et des moyens est un important facteur de gaspillage.
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