Avec WorkLift, tous vos documents sont réellement protégés :
Lors du classement, un mot de passe est demandé. Seules les personnes compétentes peuvent procéder au classement. Chaque document peut être classé suivant quatre niveaux de confidentialité.
Lors de la recherche d’un document, l’utilisateur verra tous les documents de son niveau et des niveaux inférieurs. Il n’aura pas connaissance de l’existence des documents d’un niveau de confidentialité supérieur au sien.
Les documents sont compressés, donc illisibles sauf pour les ayants-droit. Les noms des fichiers disparaissent sauf pour les utilisateurs autorisés.
WorkLift compresse les documents au moment du classement et les décompresse à la lecture de manière instantanée. Le moteur de compression de WorkLift est performant. Des documents WORD par exemple, peuvent être compressés à 80 % ou plus : soit pour un fichier de 10 Mo, le document archivé n’occupera que 2 Mo.
Dans un classement physique, il est obligatoire de temps en temps d'épurer vos armoires, travail long, fastidieux et pénible. WorkLift vous offre la date de péremption. A tout document au moment de son classement peut être affectée une date de péremption. A l’échéance, le document est proposé soit pour effacement, soit pour une autre utilisation. Les dossiers ne sont plus encombrés par des documents inutiles et obsolètes.
WorkLift permet de classer indifféremment des fichiers TEXTE, des FEUILLES DE CALCUL, des SONS ou des IMAGES NUMÉRISÉES dans les mêmes critères, de les retrouver et les consulter ensemble.
Il existe des documents que l’on ne doit ni modifier ni détruire. C’est pourquoi WorkLift introduit la notion de permanence pour certains documents.
Les documents ainsi classés ne peuvent ni être effacés de la base, ni modifiés. On peut bien sûr en faire des copies et ensuite modifier celles-ci, mais l’original reste intact et inaltérable.
Souvent, au long de la vie d’un document, il est nécessaire de l’annoter.
WorkLift permet d'attacher à tous les documents une note modifiable . Vous pouvez lire ces petites notes jaunes et les modifier sans même regarder le document. Vous pouvez aussi rechercher les documents d’après le contenu de ces notes.
WorkLift vous permet le plus simplement du monde de multi-classer ’un même document sans pour autant prendre plus de place sur le disque. C’est une photocopie que l’on distribue dans différents dossiers et qui ne coûte rien. Consultable à distance, on économise les photocopies.
Lorsqu’il est installé sur une machine connectée en réseau, WorkLift devient consultable à distance. On consulte l’armoire comptable à partir de son fauteuil, même si la comptabilité est à un kilomètre.
Les modules de classement automatique, classent dans les dossiers concernés les imprimés sortant de votre informatique, par exemple: factures, bons de livraison, fiches de paye, etc. sans intervention humaine.
Tout document imprimé par l’informatique de gestion peut être classé de cette manière. Comme par enchantement, les copies de factures apparaîtront dans le dossier client, représentants, technique, etc.
IMPORT/EXPORT
WorkLift est un système ouvert, qui n'enferme pas son utilisateur dans des formats propriétaires.
L'importation et l'exportation d'une partie ou de l'ensemble des documents peut être effectuée soit vers de nouvelles bases, soit vers des bases existantes, mais aussi sur des bases de données standard "Access".
Les critères du classement constituent ensemble un thesaurus efficace et pourtant flexible, permettant d'imposer la rigueur nécessaire lorsque plusieurs personnes classent ensemble des documents qui devront par la suite être retrouvés par d'autres.
LOCALISATION DU DOCUMENT ORIGINAL
L'attribut "document original conservé" affecte automatiquement l'emplacement de conservation. Celui-ci est affiché à chaque consultation.
WORKFLOW
Cette option effectue le suivi du cheminement du document, tout au long de son passage, d'étape en étape, de son cycle de traitement. Elle consigne les actions des intervenants, établit la traçabilité et la responsabilisation.
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