Die Ablage

WorkLift : DIE "SUPER HÄNGEREGISTRATUR" 

Schutz

Mit WorkLift sind alle Ihre Dokumente geschützt.

Bevor Sie Ihre "Ablage" öffnen, wird ein Passwort abgefragt. So können nur befugte Personen die Ordner einsehen.

Jedes Dokument kann in eine der vier Schutzebenen eingeteilt werden.

Während der Dokumentensuche werden dem Suchenden nur die Dokumente, der eigenen und die der darrunterliegenden Schutzebenen angezeigt. Über Dokumente aus einer höheren Schutzebene erhält er nicht einmal einen Hinweis.

Die Dokumente sind verschlüsselt und komprimiert und daher, außer für Befugte, nicht einsehbar. Auch die Namen der Dokumente sind für unbefugte Benutzer unsichtbar.

WorkLift komprimiert sehr schnell die Dokumente bei der Archivierung und dekomprimiert sie beim Aufrufen wieder. Die Kompression ist hervorragend. Word-Dokumente können z. B. bis zu 80% komprimiert werden. Ein Dokument mit 100 KB hat nach der Komprimierung nur noch eine Größe von 20 KB.

Ein weiterer Sicherheitsvorteil der Komprimierung: Sind Ihre Dokumente einmal komprimiert sind, können sie ohne das Dekomprimierungssystem nicht wieder gelesen werden.

Je nachdem welche Arten von Bildern oder Texten Sie ablegen müssen, können Sie auf 1GB freien Festplattenspeicher 5.000 bis 500.000 Seiten ablegen.

WorkLift erlaubt es Dokumente, Tabellen, Klangdateien, Bilder oder Filme gemeinsam in den selben Ordner bzw. auf dem selben Medium abzulegen und somit alle unverzüglich zusammen wiederzufinden und zu bearbeiten.

In einem physischen Archiv muss von Zeit zu Zeit in den Schränken Platz geschaffen werden, was eine zeitraubende, schwierige und langweilige Arbeit ist. WorkLift hat dieses Problem mit der Einführung des Verfallsdatums gelöst.

Jedes Dokument kann beim Ablegen mit einem Verfallsdatum versehen werden. Am Verfallstag schlägt WorkLift vor, das Dokument zu löschen, es für einen anderen Gebrauch einzusetzen oder eine Neuvorlage anzuordnen. Ihre Ordner sind daher nie mit unnützen oder unaktuellen Dokumenten überfüllt.

Da es Dokumente gibt, die weder verändert noch gelöscht werden dürfen, hat WorkLift ein "Permanenzkennzeichen" für Dokumente eingeführt. Auf diese Art gekennzeichnete Dokumente können weder gelöscht, noch verändert werden. Befugte können jedoch Kopien davon anfertigen und die Kopien anschließend verändern. Das Original bleibt jedoch intakt und unverändert.

Im langen Leben eines Dokumentes, ist es notwendig Bemerkungen hinzuzufügen. Oft genügt dann das Lesen der Bemerkung, um die notwendigen Informationen zu erhalten. In WorkLift kann jedem Dokument eine Notiz hinzugefügt werden, die Sie jederzeit abändern können. 

WorkLift erlaubt auf einfachste Weise ein Dokument zu vervielfältigen ohne dass mehr Platz auf der Festplatte verbraucht wird. Es ist immer nur ein Verweis, der an die verschiedenen Stellen angehängt werden kann - und das Ganze kostet nichts, im Gegensatz zu einer Fotokopie...

Wenn WorkLift auf einer Maschine installiert wird, die mit einem Netzwerk verbunden ist, können auch entfernte Archive belegt oder befragt werden. Das ist ungefähr so, als ob Sie einen mehrere Kilometer entfernten Aktenschrank einer Geschäftsfiliale einsehen könnten, ohne Ihren Platz verlassen zu müssen.

Alle  Dokumente, die aus der unternehmensinternen Datenverarbeitung kommen, können automatisch abgelegt werden. Zum Beispiel: Rechnungen, Lieferscheine, Gehaltsformulare, usw. ... ohne einen zusätzlichen Eingriff erscheinen die Dokumente – wie von Zauberhand - in den dafür bestimmten Ablagen.

Der Import oder Export aller Dokumente oder eines Teils davon kann in ein neues oder ein bestehendes Worklift-Archiv geschehen.  Zudem können Dokumente in eine Standard-SQL-Datenbank exportiert, oder von einer importiert werden.

Alle Ihre Kriterien zusammengefasst bilden Ihren Thesaurus, der die bei jeder Kollektivarchivierung notwendigen Richtlinien auferlegt. Achten Sie darauf, dass er keine inhaltlichen Synonyme enthält, die die Suche verlangsamen würden (zum Beispiel: Fax und Telekopie oder Kunde und Patient). Die Synonym- und Exklusionsverwaltung von Classor helfen Ihnen dabei.

Der Aufbewahrungsort des Originaldokumentes kann per Attribut im Classor automatisch verwaltet werden.

Workflow

Der Workflow ist die Automatisierung der Überwachung des Arbeitsvorgangs. Jede Aktion  wird aufgezeichnet. So wird die Verantwortlichkeit klar etabliert, der Respekt der Anweisungen garantiert, die Fehler vermieden, die Qualität gesichert.

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