Für alle Dokumente, die vom Finanzamt oder anderen offiziellen Stellen angefordert werden, sind Sie verpflichtet das Original aufzubewahren. Vorzeigen müssen Sie es nur, wenn die Kopie in Frage gestellt wird, also nur im Zweifelsfalle. Dies ermöglicht eine viel leichtere, arbeits- und platzsparende Ablageart dieser Dokumente. Die meisten Ablagen dienen jedoch der täglichen Arbeit, wofür diese Originale überflüssig werden.

Ist es möglich sich über Internet an einer WorkLift-Archivbase anzuschliessen?
Ja natürlich können Sie sich sowohl durch Internet, als auch Intranet an eine WorkLift-Archivbase anschliessen. WorkLift bedient sich des TCP/IP Protokolls um diese Verbindung herzustellen.
Aus diesem Grund brauchen Sie  nicht einmal einen Browser zu benutzen. Man wählt die entfernte Archivbase, wie jede andere WorkLift-Archivbase innerhalb der Netzoption von WorkLift aus und die Verbindung wird automatisch erstellt.

Welche Art von Dokumenten kann ich archivieren?
Alle Dokumente, die Ihr Computer enthält. Sowohl gescannte Dokumente und Windows-Dateien, als auch gesprochene Nachrichten oder Filme.

Muss ich meine Gewohnheiten ändern?
WorkLift wird sich Ihrer gewohnten Ablage anpassen. Es wird nichts geändert, sondern optimiert. WorkLift ist flexibel und arbeitet mit den Begriffen, die Sie bereits kennen: Schränke, Regale, Ordner, Register...).

Ich brauche verschiedene Ablagen für die Buchhaltung, den Verkauf, usw...
Kein Problem. Sie können so viele Archive aufbauen, wie Sie wollen. 

Ich möchte nicht dass Dokumente verändert werden.
Wenn Sie ein Dokument als permanent kennzeichnen, kann es nicht modifiziert werden.
Jede neue Version wird neu abgelegt.

Was geschieht mit eingescannten Dokumenten?
Alle Dokumente, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht, werden chronologisch in Archivboxen abgelegt. Da WorkLift alle Dokumente datiert und das Datum jeweils anzeigt, ist es leicht das Original anhand des Datums  und der von WorkLift verwalteten Archivboxen wiederzufinden.

Wie finde ich meine Originaldokumente wieder?
Mit dem „Originalattribut" wird der  Aufbewahrungsort des Originals automatisch verwaltet und bekanntgegeben.

Können verschiedene Dokumente mehrmals den gleichen Namen tragen?
Ja, z. B. um verschiedene Versionen desselben Dokumentes abzulegen.

Was geschieht mit dem Dokument am Verfalltag?
WorkLift zieht die verfallenden Dokumente heraus und wartet auf Ihre Entscheidung, ob Sie sie erhalten oder vernichten wollen, oder ob Sie eine Neuvorlage wünschen.

Was passiert mit einem schlecht abgelegten Dokument?
Selbstverständlich ist eines der möglichen Kriterien gültig. Solange man ein Dokument anhand des Datums oder anhand seines Namens und eines seiner zahlreichen Kriterien suchen kann, kann man leicht den Fehler bereinigen und eine neue Ablage durchführen. Der Suchvorgang ist dabei in Sekundenschnelle beendet,

Wenn ich ein Dokument im Format A3 oder A0 habe, was geschieht damit?
Wenn Sie einen Scanner für die Verarbeitung von A3- oder A0- Formaten haben, kann WorkLift diese Dokument ebenfalls ablegen.

Wie viele Dokumente kann man mit einer Platte von 1GB speichern?
Je nach Art des Dokuments, durchschnittlich zwischen 5.000 und 200.000 Seiten.

Ich möchte, dass meine Filialen Zugang zu den Daten haben.
Ihre Filialen können sich per Modem oder über das Netzwerk anschließen.

Können wir verschiedene Archive zusammenlegen ?
Ja. Sie können.

Kann man in  Paris in New York eingelesene Dokumente ablegen?
Ja, falls ich von meinem Arbeitsplatz in Paris mit New York verbunden bin.

Kann ein archiviertes Dokument durch eine nicht autorisierte Person gelesen oder entziffert werden?
Nur sehr schwer. Ihre Dokumente sind nicht nur kodiert, sondern zusätzlich komprimiert und tragen eine neutrale Bezeichnung.

Welche Sicherungsart wird für WorkLift empfohlen?
Sicherung auf Streamer ist im Moment die empfohlene Methode. (Technik steht nicht still)

Kann ich die Dokumente automatisch ablegen?
Ja, mit PRINTOR oder mit Automizor können Dokumente automatisch aus anderen Systemen automatisch abgelegt werden.

Kann ich von einer Applikation aus archivieren?
Ja. Entweder mit Printor  ohne Programmierung, oder Ihre Programmierer können mit der DLL direkt von Ihrer Applikation aus auf die Archivierung zugreifen.

Kann ich Dokumente importieren oder exportieren?
Ja, entweder in neue oder bereits erstellte WorkLift-Archiven hinein bzw. heraus, oder in bzw. aus einer Standard-Access-Datenbank.

Kann ich bereits abgelegte Dokumente aneinander heften?
Dafür wurde die Heft-Funktion geschaffen. Heften Sie Ihre Dokumente nach Bedarf zusammen.

Wir arbeiten mit Minicomputer.
Man kann immer eine oder mehrere, unabhängige Archivierungs-Stationen installieren und Dokumente durch die automatische Ablage archivieren

Kann ich WorkLift wie eine Datenbank benutzen?
Für bestimmte Anwendungen ist es oftmals wünschenswert Statistiken und Informationen zu erhalten, welche die Ergebnisse einer Dokumentensuche zusammenfassen.
Grundsätzlich eignet sich WorkLift von seiner Grundarchitektur her für diese Art der Nutzung. Sie ist jedoch in den Grundregeln der Archivierarbeit nicht angedacht und würde sowohl dessen Natur, als auch dessen Sicherheit und zugehörige Einfachheit der Handhabung verändern.
Ein spezialisiertes Werkzeug ist normalerweise leistungsfähiger als eines, das mehrfach genutzt werden kann. WorkLift ist ein spezialisiertes Werkzeug für die Archivierung und Wiederfindung von Dokumenten. Seine Leistung wurde für diese Aufgaben optimiert. Diejenigen, die häufig die Flexibilität einer offenen Datenbank benötigen, sollen jedoch nicht zu kurz kommen. Für Sie wurde das TransWorkLift-Modul als fester Bestandteil von WorkLift hinzugefügt. Es ermöglicht den Datenaustausch zwischen WorkLift und einer "MS Access"-Datenbank.
Diese Standarddatenbank erlaubt dann alle Datenneuordnungen oder -änderungen, die normalerweise in Datenbanken möglich, aber in der professionellen Archivierung verboten sind.

Kann ich " Volltext " Suche betreiben?
Ja, auf der Notiz.

Zwingend dagegen werden alle Medien und Zwischensysteme kompatibel mit dem jeweiligem vorhergehenden Standard sein. Von da ergibt sich die Feststellung, dass das Mittel, den Zugang der Dokumente über unbegrenzte  Zeit zu gewährleisten darin besteht, sie als lebende Ablage und nicht als tote Archivierung zu behalten. Durch diese einfache Maßnahme werden sie automatisch die Übertragungen an die Medien und Systeme der Zukunft ohne zusätzliche Intervention des Benutzers erfahren. 

Diese Fähigkeit wird durch die Entwicklung der Kapazitäten und den Preis für die Lagerungsmedien unterstützt. Sie stützt sich auf das Fakt dass die Standards (Betriebssystem - Dateiformate - Bildformate) des jeweiligen Zeitpunkts, Bürgen der Kompatibilität mit der folgenden Etappe der Entwicklung sind.

Stellen Sie sie uns  per Email an: shot@sanyofrance.com .Wir antworten in kurzer Zeit.