Die Ablage

Elektronische Ablage

Ordnen und archivieren sind langweilige, langwierige und manchmal auch staubige Arbeitsvorgänge. Zudem können Sie mit erheblichen, finanziellen Risiken in Falle eines Dokumentverlustes verbunden sein.

Computer ermöglichen die schnelle, sichere und schnell zugreifbare Ablage einer digitalen Kopie eines jeden Papierdokumentes. Es ist deshalb normal, dass man seit der Einführung des Computers im Büro vom papierlosen Büro schwärmt.

Aber weil sich Computer immer noch in ihrer Kindheit befinden, war die vorhandene Technologie obwohl theoretisch genügend, nicht ökonomisch einleuchtend noch benutzerfreundlich genug. Systeme waren also zu teuer, zu langsam und zu komplex.

Die ersten Systeme wurden am Anfang der 80er Jahre installiert. S.F.C.E. begann damit 1984 bei Großfirmen und  Staatsverwaltungen : Französisches Parlament, Shell, SNECMA oder Schlumberger, zum Beispiel. Aber wegen ihrer Komplexität war die Benutzung auf wenige spezialisierte Abteilungen beschränkt, die sich Spezialisten und teuerste Anlagen leisten konnten.

Jedoch haben in den letzten Jahren einige Faktoren die Aspekte der Computerablage total verändert, so dass sie heute schnell, einfach, billig und effizient, sowie sicher und benutzerfreundlich eingesetzt werden kann.

Diese Wende wurde bewirkt von :

NB : Die angegebenen Zahlen sind die von 1997, als dieser Artikel zuletzt korrigiert wurde. 
Deren schnelle aber voraussehbare Änderung erlaubt es dem Leser, die zu diesem Zeitpunkt notwendige Korrektur, selbst vorzunehmen. 

Erstmalig 1965 von Gordon MOORE, Mitbegründer von Intel formuliert, hat sich dieses Axiom immer wieder bestätigt und wird heute als Gesetz anerkannt.

Es bestimmt die Verdopplung der Kapazität, in Anzahl von Transistoren ausgedrückt für eine bestimmte Fläche, also die Preishalbierung, alle 18 Monate.

Das Gesetz wurde für Prozessoren und Speicher formuliert, aber es hat sich, mit manchmal anderen Intervallen, bei allen Computer-verwandten Technologien bewahrheitet.

Hätte also in 1960 ein Großcomputer 2.000.000 DM gekostet, dann wäre dessen Preis bei gleicher Kapazität 1967 auf ein Zehntel , 1975 auf ein Hundertstel und 1993 auf 20 DM gefallen.

In Wirklichkeit, blieben die Kapazitäten natürlich nicht gleich, so dass man für einen Preis von 2000 DM, 1997 einen Computer kauft, der 1960 4 Milliarden DM gekostet hätte, wenn es ihn hätte geben können, was natürlich nicht der Fall war.

Dieses Gesetz sollte den Zeitpunkt des Kaufes der Computer und Speichermedien bestimmen.

Der 1,2 GB Optische Plattenleser von 1984 kostete 15.000 DM und die Platte selbst 1500 DM. In 1997 gibt es Magnetplattenleser mit Platten-Kassetten und einer Kapazität von 2 GB für 600 DM. Der Preis pro Zusatzkassette ist 60 DM.

Die Verdopplung, die im Moore’schen Gesetz enthalten ist, ermöglicht die Verwirklichung des Konzeptes der Ablage per Computer, jedoch erst sobald eine bestimmte Schwelle überschritten war. (1993)

Während jahrelang Kunden und Verkäufer nach dauerhaften Medien suchten, die die Information für die längs-mögliche Zeit aufbewahren würden (eine optische Platte kann Information 30 Jahre lang aufbewahren), weiß man heute, dass die Leser, die Zugriff zu diesen Daten ermöglichen sollten, nicht länger als 5 Jahre im Betrieb bleiben werden, weil deren jährliche Wartungskosten mehrmalig deren Ersatz mit modernen Medien übersteigen werden.

Die Evolution der Preise von Scanner und Drucker

Der Preisverfall bei diesen Peripheriegeräten ist genau so spektakulär, wie der von Prozessoren und Systemen. Zugleich ist der Fortschritt in Qualität enorm, so dass sich das Endresultat vom Original fast nicht mehr unterscheiden lässt.

1997, kann ein Scanner weniger als 150 DM kosten und ein Drucker weniger als 300 DM. Das bewirkt, dass jeder Arbeitsplatz mit diesen Peripheriegeräten ausgestattet werden kann, während in der Vergangenheit deren Nutzung durch den Preis behindert wurde.

Windows

Mit mehr als 250 Millionen Benutzern, ist dieses Betriebssystem der Standard geworden, der die Kundeninvestition am besten schützt. Es sichert dass alle Medien und Leser, die auf den Markt kommen mit einem kompatiblen Interface ausgestattet werden, und alle heutigen und zukünftigen Programme kompatibel sein werden.

Diese einzigartige Situation seit Anfang der Computerära, erlaubt es Systeme zu schaffen, die vom Hardware- und zum Großteil auch vom Software-Hersteller unabhängig sind.

Netzwerke

Genau wie Computer, so haben auch Netzwerke ihre Evolution beschleunigt.

Höhere Geschwindigkeit, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Standardisierung sind bei fallenden Preisen die Norm.

Dies erlaubt Dokumente über das Netzwerk abzulegen und somit sofortigen Zugriff auf Dokumente zu bekommen, auch wenn diese weit entfernt gespeichert wurden.

Es entfällt auch der Bedarf an Kopien, da elektronische Faksimile ohne vorherigen Ausdruck an entfernte Maschine weitergeleitet werden können.

Die Ersparnisse an Zeit, Papier und Herumlaufen, sowie die Verbesserung der Sicherheit, werden die entscheidenden Faktoren für den Erfolg der elektronischen Ablage sein, sobald die Hindernisse, die von der Trägheit der Gewohnheit herkommen, überwunden sind.

  Datensicherung

Die Sicherheit der Dokumente und der Informationen ist eine der großen Sorgen der Firmen. Es ist ein Fakt, dass Papierdokumente sehr leicht verloren gehen, wenn sie ihren Ordnern entnommen werden oder Vandalismus und Naturkatastrophen ausgesetzt sind. Computerdokumente jedoch können auf verschiedenen Medien an verschiedenen Orten mit nur minimalen Kosten und enormer Leichtigkeit aufbewahrt werden. So gesichert, können sie weder vernichtet, noch langfristig beschädigt werden.

Die Preisentwicklung, die Fortschritte in Geschwindigkeit, Kapazität und Benutzerfreundlichkeit ist hier der den Speichermedien gleich.

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