Questions / Réponses

Est-ce que les documents archivés sont reconnus par la justice. ?
Pour tout document pouvant être réclamé par le fisc ou tout autre organisme officiel, vous êtes tenus de garder l’original. Toutefois, il n'est exigé que dans la mesure où la copie produite est contestée, donc dans un nombre de cas très limité.

WorkLift est-il conforme à la Norme NF Z42-013 ?
Oui, pour tout ce qui est de la possibilité d’implémenter les procédures prévues par la norme dans le cadre d’utilisation du programme.
Il nous paraît cependant important de préciser que l’ensemble du système informatique décrit par la norme NF Z42-013 ne concerne qu’un seul chapitre sur les 11 qui définissent la norme dans son ensemble, et que seule l’application de l’ensemble des autres chapitres concernant notamment les Sécurités, les procédures d’exploitation, le suivi des procédures, les audits, le(s) tiers archiveurs et les prestataires de services permettraient une conformité à la Norme NF Z42-013 tel que définie aujourd’hui.
Par ailleurs, la norme NF Z42-013 étant toujours en évolution, toute application d’aujourd’hui risque d’être remise en cause par des modifications ultérieures.Compte tenu des coûts engendrés et des incertitudes qui subsistent, un déploiement suivant la norme NF Z42-013 nous apparaît aujourd’hui démesuré.

Est-ce que je peux accéder à WorkLift à travers Internet ?
Oui, bien sûr, vous pouvez accéder à WorkLift, aussi bien à travers Internet qu'intranet.
WorkLift se sert directement du protocole TCP/IP pour établir cette connexion. Il n'est donc même pas nécessaire d'utiliser un browser (butineur). On sélectionne l'armoire distante comme n'importe quelle autre, dans l'option réseau de WorkLift et la connexion s'établit directement en toute transparence.
Si dans un réseau hétérogène, soit le système d'exploitation ou le matériel ou bien le manque de bande passante demandent une solution différente, le recours au browser (butineur) constitue une bonne alternative.

Peut-on fusionner des bases de classement distantes ?
Oui, vous pouvez réactualiser une base depuis une autre base de classement distante.

Puis-je numériser sur un poste et classer sur un autre ?
Oui, avec WorkLift, vous pouvez classer à l’endroit qui vous convient, soit sur un poste distant, soit sur le serveur.

Peut-on classer à Paris des documents émis à New York ?
Oui, si les droits d'accès des documents les rend accessibles par le poste à Paris.

Je veux que mes agences puissent accéder aux documents.
Simple, il suffit qu’elles se connectent sur le réseau ou Internet et elles accéderont à votre classement dans la limite de leur droits.

Quel type de document puis-je archiver ?
Tout document présent sur le disque en tant que fichier. Lettres, fax, factures, images, documents scannés et messages vocaux compris.

WorkLift va-t-il changer les habitudes ?
WorkLift automatise le classement et supprime le travail rébarbatif et frustrant. Il s’adapte à votre classement habituel. Il n’est pas contraignant, il ne le modifie pas, il l’optimise.

J’ai besoin de différents classements, un pour la comptabilité, un pour le commercial, un pour le SAV etc...
Vous pouvez créer autant de classements que nécessaire.

Je ne veux pas que l’on puisse modifier les documents que je classe.
A moins d'être classé dans une intention clairement définie comme temporaire, un document classé ne peut pas être modifié. Toute nouvelle version s'ajoutera à son tour au classement.

Que doit-on faire des documents une fois qu’ils sont numérisés ?
Tous les documents soumis à des obligations de de conservation légales, sont simplement déposés directement dans la boîte d'archivage dans l'ordre de leur sortie du scanner.

Comment retrouver les originaux?
L'attribut de conservation fournit automatiquement l'emplacement exact de l'original lors de la consultation de la copie dans Worklift.

Un document peut-il porter plusieurs fois le même nom ?
Oui, par exemple pour en garder différentes versions.

Que devient le document à la date de péremption ?
WorkLift sort les documents arrivés en péremption et les soumet à votre attention. Vous décidez alors, soit de les garder, soit de les détruire, soit de les faire se représenter une autre fois.

Que se passe-t-il pour un document mal classé ?
L’un des nombreux critères de recherche possibles le retrouvera forcément. Dans la mesure où l’on peut rechercher un document par la date, par le nom, par ses multiples critères ou par son contenu il est facile de le retrouver et de le reclasser correctement.

Que faire des documents A3 ou plus grands ?
Si vous avez un scanner A3 ou plus et son logiciel de numérisation, WorkLift sait classer le document.

Combien de documents puis-je stocker sur 1 Gigaoctet ?
Suivant le type de document entre 5.000 et 200.000 pages.

Un document multi classé prend-il plusieurs fois la place ?
Non, il ne prend la place qu'une fois et s'ajoute à chaque classement d'un nouvel index.

Sous quels systèmes puis-je accéder au classement WorkLift?
WorkLift fonctionne sous toutes les versions de Windows, de 95 à 2003, en passant par 98, NT et XP.
Le classement automatique des documents peut aussi s'effectuer à partir d'autres provenances, par exemple: Unix, AS400, Apple etc.
La consultation des documents à partir de systèmes autres que Windows est également possible par browser.

Un document archivé peut-il être lu ou décrypté par quelqu’un de non autorisé?
Non. Pas sans peine. Non seulement vos documents sont encryptés par la compression mais ils ne portent plus le même nom.

Quel mode de sauvegarde est préconisé ?
Une sauvegarde par streamer (bande) est la meilleure solution qualité/prix du moment.

Puis-je classer en automatique des documents édités par mon système informatique ?
Oui, Printor et Legacy Printor classent automatiquement chaque document imprimé par les imprimantes que vous avez sélectionnées pour cette fonction.

Le classement automatique concerne tout document imprimé par n'importe quel programme: Gestion commerciale et Comptabilité, mais aussi l'envoi de fax, les lettres rédigées avec Word ou un autre traitement de texte, les feuilles d'Excel ou d'autres tableurs...

Est-il possible d'exporter les documents?
Worklift est un système ouvert. Il fournit donc la possibilité, aux ayants droit, d'exporter le contenu des classements WorkLift soit vers de nouvelles bases, soit en les intégrant à des bases existantes, soit vers des bases de données "Access".
Évidemment ce qui est possible en exportation l'est également en importation.

Puis-je relier plusieurs documents après classement?
Oui, la fonction agrafage est faite pour cela. Vous agrafez et dégrafez les documents suivant vos besoins.

Comment classer les documents provenant de notre Mini ou Mainframe ?
Legacy Printor les classera automatiquement.

Est-ce que je peux me servir de WorkLift comme d'une base de données ?
Pour certaines applications, il peut paraître souhaitable d'obtenir des statistiques ou des informations sous forme de tableau sur les résultats d'une recherche documentaire.
De par sa nature, WorkLift pourrait se prêter à ce type d'application. Mais cela dénaturerait le classement dans sa sécurité et sa simplicité.
Aussi un outil spécialisé est toujours plus performant que celui qui est prévu pour tout faire. WorkLift est un outil spécialisé du classement. Ses performances sont donc optimisées pour ce domaine.
Evidemment, cela peut laisser sur leur faim les utilisateurs qui rechercheraient souvent la flexibilité qu'offre une base de données. Pour les satisfaire le module TransWorkLift fait partie de l'ensemble WorkLift. Il permet l'échange de données entre WorkLift et une base au format "Access". C'est ce standard qui permettra toutes les recombinaisons ou manipulations habituellement associées aux bases de données mais proscrites dans le classement et l'archivage professionnels.

Puis-je faire de la recherche en "texte intégral" ?
Oui, dans l’annotation, sur tout ou partie du texte.

A PROPOS DE LA RECHERCHE " FULLTEXT "...

La recherche " Fulltext " est l'enfance de l'art de tout système informatique moderne et en tant que tel elle est présente gratuitement dans la plupart des systèmes d'exploitation et s'applique donc à toutes les données présentes dans les systèmes.

Des moteurs de recherche extrêmement performants sont disponibles d'une manière abondante et gratuite ou presque. Ils vont de A pour Altavista à Z pour Zylab.

Ces moteurs de recherche peuvent être utilisés en parallèle à WorkLift mais n'y sont pas intégrés pour les raisons suivantes :

Par principe, la recherche de documents exige une réponse complète et correcte. Une réponse qui dépendrait du type de document n'est pas admissible.

La recherche " Fulltext " est source de perte de temps lors de l'archivage. Chaque document qui ne provient pas d'un support informatique base ASCII doit être numérisé, passé par une phase de reconnaissance optique de caractères et corrigé (parce-que la reconnaissance n'est jamais parfaite) et ensuite indexé (de façon automatique ou non).
Ces opérations doivent se faire pour TOUS les documents et pas seulement pour certains parce que les exigences d'une recherche future n'admettent pas un tri à l'origine.

Certains documents sont exclus du champ de recherche " Fulltext ". Il s'agit de tous les documents multi-média (image, film, son, voix), qui prennent une importance croissante.

La recherche " Fulltext " possède cependant une utilité indéniable. Pour qu'elle puisse satisfaire au principe de l'obtention d'une réponse complète pour tous types de documents et éviter la perte de temps implicite, en d'autres termes pour éviter les inconvénients, la méthode choisie par WorkLift est d'attacher une annotation à tous les documents. Dans le cas d'une origine informatique, elle est chargée soit automatiquement, soit par un simple " couper-coller ". Le document peut être recherché par le contenu de cette annotation.
L'exigence de la recherche documentaire doit obligatoirement prendre en compte les évolutions de la technologie et donc de la nature des documents. La recherche s'effectuera dans le futur. Donc dans 5, 10 ou 20 ans par exemple. La baser sur la technologie de 20 années passées, c'est la condamner à l'âge de pierre.
Les documents non ASCII constituent la majorité écrasante des documents actuels et leur besoins de capacité sont conséquents.

Afin de limiter un gaspillage éventuel, la taille de l’annotation " Fulltext " qui leur est attachée a été limitée (sachant qu'une base additionnelle et illimité " Fulltext " peut être installée en parallèle sans coût ou travail supplémentaire, mais avec les inconvénients connus).

Que se passe-t-il en cas de problème électrique ou informatique pour la pérennité de mes documents ?
Comment pourrai-je être sur d'accéder à mes documents dans 10 ou 20 ans?

Le classement informatique est en tout point supérieur au classement physique. Mais le domaine où le classement informatique démontre ses avantages de la manière la plus décisive par rapport au classement physique est le domaine de la sécurité et de la pérennité de l'information.
Le papier peut brûler, être aspergé d'eau et se détruire de milles manières différentes. La même chose est vraie de tout autre support de l'information comme les microfiches par exemple.
Mais dès que l'information est numérisée et transformée en élément immatériel, sa pérennité peut être assurée même en cas des pires cataclysmes. Pour cela, il faut bien sûr que l'information soit sauvegardée.

Si cette sauvegarde s’effectue dans le respect des principes, la migration des données s'effectue automatiquement au fur et à mesure des évolutions technologiques.
La seule certitude que nous ayons sur l'avenir est qu'il sera différent du présent. Notamment aucun des médias de stockage ni systèmes d'exploitation d'aujourd'hui n'auront cours dans 10 ans.
Par contre tous les médias et systèmes intermédiaires seront compatibles avec le standard précédent.
De là découle la constatation que le moyen d'assurer l'accessibilité des documents dans le temps, est de les garder en tant que classement vivant et non en tant qu'archivage mort. Par cette simple mesure ils subiront automatiquement les transferts vers les médias et systèmes du futur, sans intervention supplémentaire de l'utilisateur.

Cette évolutivité est soutenue par l'évolution des capacités et le prix des médias de stockage. Elle s'appuie sur les standards (système d'exploitation – formats de fichiers – formats d'images) du moment, garants de la compatibilité avec l'étape suivante de l'évolution.

Quel est le matériel minimum nécessaire pour utiliser WorkLift ?

	Micro-ordinateur 486 avec Microsoft Windows des versions 95b, 98, Me, NT4, 2000, XP ou 2003
	32 Mo sous 95 ou 98 et 128 Mo sous NT ou 2000 et XP.
	Disque dur avec plus de 1,2 Go de disponible, en fonction du nombre de documents en archive (FAT32 et NTFS),
	Écran 15 ou 17" en fonction du confort visuel désiré,
	Une carte réseau pour une utilisation en réseau,
	Une imprimante
	Scanner A4 monochrome ou couleur - mono feuille ou avec introducteur de documents à la norme TWAIN
	Streamer pour la sauvegarde de votre archivage.

Si nous n'avons pas répondu à votre question...

Posez-la par E-mail à shot@sanyofrance.com et nous vous répondrons dans les 24 heures ouvrables.