PC magazine N°124 (page 98)
PC PRATIQUE-
Septembre 98

AVEC WorkLIFT :
DU PAPIER EN MOINS DU TEMPS EN PLUS

Que de temps perdu à ranger ou à rechercher ses documents, à la maison comme au bureau... Grâce au logiciel WorkLIFT, vous pourrez gagner du temps et de l'espace. Vous trouverez la nouvelle version 32 bits sur notre CD Rom du mois.
Conseils d'utilisation.

Son éditeur SFCE et PC Mag vous offrent sur le CD Rom du mois, la version 32 bits de WorkLIFT en édition personnelle. Il vous permettra de classer et retrouver tous les documents ou fichiers stockés sur votre disque dur, quelle qu'en soit la nature ou l'origine : images scannées, fichiers traitement de texte, photos numériques, fax ou pages web arrivés par modem.

WorkLIFT est un logiciel destiné d’abord à une utilisation professionnelle en réseau. Il est donc subdivisé en différents modules, parce que dans une entreprise, certains postes n'ont besoin que de la consultation, d'autres du classement, d'autres encore scannent des documents etc... Les modules sont : Numérisation (Scannor), classement (Classor), recherche (Détector), maintenance (Doctor).

Dans un environnement personnel, cette division en plusieurs modules n'est plus nécessaire. A un moment où un autre, vous devez tout faire. Vous verrez que les différents modules fonctionnent automatiquement ensemble, sans que vous ayez besoin de vous en préoccuper.

Exemple de Classement personnel:

Les Paramètres

Une fois le programme installé, appelez "Classor". Nous avons déjà installé "S" comme mot de passe Superviseur, "0" pour le mot de passe Classor et 1 2 3 respectivement pour les différents niveaux de classement. Par la suite vous pourrez les changer par vos mots de passe personnels dans la version "pro" seulement.

Entrez S ou 0

  1. Pour les types de critères de classement, nous vous proposons pour l'exemple: "sujet", "type de document", "personne", et "événement.
  2. Nous avons déjà précisé à Classor, qui sera votre secrétaire particulière, que vous voulez classer les fichiers ".tif " et ".doc" qui se trouvent dans "C:\program files\worklift\aclasser"

Après avoir cliqué sur vous pouvez ajouter autant de chemins de recherches différents que vous voulez. (votre version gratuite ne fonctionne pas sur réseau, la version commerciale vous permettra de collecter les documents de n'importe où).

Les Critères

La base "exemple" contient déjà un certain nombre de critères. Les critères fournis peuvent être changés , immédiatement ou par la suite. Attention, un critère qui a déjà servi à un classement, et pour lequel le document classé est toujours en place, ne pourra pas être effacé.

Vous devrez au moins adapter les critères "personne" à votre cas. Avant tout classement, effacez-les et substituez ceux que vous désirez. A partir de "Classor" cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur le nom que vous voulez changer. On vous proposera : d'ajouter, de renommer ou de supprimer ce critère.

Le Classement

Losque vous chargez "Classor", trois documents sont signalés dans documents trouvés: "photo Isabelle.TIF", "photo César.TIF" et "mariage Isabelle.DOC".

Double cliquez sur "photo Isabelle", elle s'affichera (si Windows Imaging est installé) à l'écran. L'ayant consultée, sortez de l'afficheur et vous revenez automatiquement vers "Classor". Procédez au classement de cette photo de vacances, en sélectionnant comme sujet "famille", type de document "photo", personne "Isabelle", évènement "vacances". Changez le nom de photo Isabelle en "St Raphaël", et cochez l'attribut "annotation" par exemple. Après avoir appuyé sur "classer", vous pouvez remplir l'annotation et celle-ci validée, continuer le classement en multi-classant autant de fois que vous voulez ou, "valider". Le document disparaît de là où il était et est classé dans WorkLIFT.

Classez ensuite "photo César" : sujet "famille", type de document "photo", personne "César", événement "Accident", le nommant "avant l'épreuve".

Le troisième document : sujet "famille", type de document "lettre", personne "Isabelle", événement "mariage" nommé: "félicitations".

Tous les documents sont classés, le travail est terminé.

La Recherche

Si vous avez besoin de rechercher un document, utilisez Détector (La touche F5 vous y amène).

En cochant la case "Isabelle" vous afficherez la liste des deux documents "St Raphaël" et "félicitations", mais si vous cochez aussi le critère "mariage", uniquement "félicitations" reste affiché. Votre document est trouvé!

En double-cliquant, il s'affichera et vous pourrez l'imprimer, l'envoyer par fax ou e-mail, suivant l'équipement que vous possédez.

Par la suite vous établirez d'autres bases contenant d'autres paramètres correspondants à vos besoins en ayant pris soin de consulter auparavant la documentation fournie.
CONFIGURATION REQUISE
C'est une version 32 bits. Votre ordinateur doit donc être installé avec un système compatible : Windows 95, 98 ou NT. Plus vous disposerez d'espace, plus vous pourrez classer (entre 5000 et 500 000 documents par Go. En moyenne, comptez 30 à 40 Ko par document). 1 Go d'espace disque libre semble un minimum aujourd'hui. Un scanner vous permettra de numériser les documents papiers, une carte fax vous évitera d'avoir à scanner les fax entrants.
Vous allez afficher des documents ?
La taille et la définition de votre écran influeront sur le résultat. 1024 x 768 sur 15" est raisonnable.
Vous ne voulez faire courir aucun risque à vos documents ?
Une sauvegarde sur média amovible (disque ou bande) est indispensable.
DEFINITION
Type de critères : appellation d'un ensemble de critères. Dans notre exemple, le type de critère "personne" est composé de : Albert, Brigitte, César, Dorothée etc...

Base : une base est un endroit où l'on classe des documents ayant un lien commun qui fait qu'on voudra les retrouver ensemble.
Il est logique qu'on les retrouve dans la même base les critères: facture, chèque, réclamation.
Les livrets de famille et les actes notariés, les décès et les naissances méritent, eux, une base séparée.
QUE FAIRE DES ORIGINAUX
Vous ne devez pas jeter tous vos papiers. Certains, comme vos feuilles de paie, doivent être conservées pendant des dizaines d'années. Au lieu de les classer soigneusement, vous pouvez, maintenant, simplement les mettre dans une boite d'archives, les uns sur les autres, dans l'ordre exact dans lequel vous les avez scannés.
Utilisez le tampon de l'annotation pour marquer les références du carton Lorsqu'il est plein, rangez-le dans un ordre chronologique. Lorsque vous consultez le document dans WorkLIFT, celui-ci vous montre la copie du document et vous dit si vous avez gardé l'original. Dans ce cas, il vous précise l'endroit où il se trouve.
SUR LE CD ROM
Vous trouverez sur le CD Rom cinq répertoires sous WorkKlift :
programme installe workLift
tutoriel se décompresse en fichier .doc (word 6)
manuel se décompresse en fichier .doc (word 6)
présentation vous présente rapidement les différentes fonctions de WorkLift (à regarder sur un écran configuré 1024 x 768)
word viewer nécessaire si vous n'avez pas Word 6 et voulez afficher ou imprimer les manuels.

CLASSER DE WORD 97 OU D'UNE AUTRE APPLICATION

1. Chargez Word 97.
2. La première fois seulement ouvrez la macro instalwl.dot (qui se trouve dans le répertoire de WorkLIFT: C:\Program Files\Worklift). Renseignez le chemin de la base où vous voulez classer ("C:\program files\worklift\exemple") et le chemin du répertoire dans lequel est installé WorkLIFT (C:\Program Files\Worklift). Après avoir validé par OK, fermez le document et chargez la macro WLWORDMONO.DOT.
3. Tapez votre document normalement.
La frappe terminée, cliquez sur l'icône (à l'extrême droite de votre barre d'outils et renseignez la fenêtre d'archivage, par exemple : "félicitations", sujet "famille", type de document "lettre", personne "Isabelle", événement "mariage". Validez par OK, le document disparaît, il est maintenant classé. Pour le rechercher, appelez Détector. Cochez l'un des types de critères que vous aviez entré. Par exemple, "Isabelle" et vous trouverez "félicitations". Si maintenant vous double-cliquez dessus, il s'affichera, vous pourrez apporter vos modifications et lorsque vous appuyez sur l'icône le formulaire apparaît déjà rempli. Cliquez sur OK, si vous ne voulez pas modifier le classement. Vous retournez automatiquement à Détector.

Relancez la même recherche et vous verrez le document apparaître deux fois. En effet, dans un classement on conserve toujours les différentes versions à moins de les effacer volontairement.

La macro est écrite en Visual Basic et vous pouvez en afficher les sources de la manière suivante : dans la barre des menus : affichage, barre outils, cochez visual basic, editeur

Si vous avez les connaissances nécessaires de prenez ces sources et modifiez-les pour classer dans la forme que vous voulez, à partir de n'importe quelle application Office ou à partir de vos programmes.

D'autres exemples de macros sont fournis dans le même répertoire et vous est utile de les regarder tous.

Cette version de Worklift est prévue pour utilisation personnelle. Elle est limitée à 1000 documents par base, mais nullement en nombre de bases. Il est possible, de classer vos documents dans des bases différentes. Les sujets de notre base "exemple" pourraient tous être éclatés en des bases séparées. Il n'est pas nécessaire de prendre cette décision de suite. La fonction exportation vous permet de créer de nouvelles bases partielles à partir d'anciennes ou de fusionner plusieurs bases en une seule.
Pour en savoir plus sur WorkLIFT

 

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