Pourtant il s'agit d'un travail quotidien,
minutieux et ennuyeux, qui mobilise des ressources considérables
et auquel
aucune entreprise n'échappe.
L’entreprise a l'obligation
de travailler avec les documents.
Mais elle exécute ce travail avec deux objectifs distincts et
opposés:
Il retrace fidèlement l’empreinte des actions de l’entreprise en imposant le respect des obligations légales, juridiques et réglementaires et garantit la pérennité du document original et son authenticité.
C'est du domaine de l'administratif, de la comptabilité et du secrétariat.
Il se préoccupe surtout du contenu des documents, de leur publication sous différentes formes, de leur mise à jour, de l’évolution des versions et du travail collaboratif sur un même document. C'est plutôt du domaine des services informatiques et des méthodes.
Mais ce qui est vu comme une « modification » dans un cas, devient un « faux » dans l’autre.
Elles demandent donc un traitement radicalement différent et elles ne sont pas d'importance égale pour la survie de l’entreprise:
La disparition d'Arthur Andersen ou la démission du Ministre des Finances, Strauss-Kahn, en fournissent l'illustration.
WorkLift est
une solution aux deux problèmes:
RECORD MANAGEMENT et DOCUMENT MANAGEMENT
Mais le RECORD MANAGEMENT impose d’agir en tenant compte de délais de conservation dépassant la dizaine d’années.
Il est donc
obligatoire de résoudre aussi bien le problème de la
transmission des connaissances du classement, de
génération en génération du personnel, que celui de la
migration des documents sur les
médias, les systèmes d’exploitation et les progiciels qui se
succéderont tout au long de la durée de conservation.
avec une simplicité extrême.
Avec Worklift le classement devient
automatique et les entreprises économisent des sommes
considérables.
Elles ne perdent plus de documents et les retrouvent toujours
immédiatement. Les délais sont raccourcis et la réactivité
augmentée.
Si toutes les entreprises
n'en sont pas encore équipées,
c'est que pour tout innovation il faut un temps considérable pour la faire
connaître.
Pourtant…
A Antony, un petit
village de Gaule, caché derrière des palissades de boîtes d'archives,
une petite équipe travaille d'arrache pied depuis 10 ans pour atteindre
ce but.
Le classement automatique des documents nécessaires à la gestion des entreprises, est opérationnel et peut s'installer dès aujourd'hui.
Il s'agit d'un classement précis, qui identifie chaque document individuellement et en délivre immédiatement une copie, à l'endroit même où celle-ci est requise. S'il devient nécessaire de fournir l'original, l'emplacement précis où on le trouvera est communiqué instantanément.
